Guide de rédaction du rapport de stage

Introduction

Le rapport de stage constitue un outil essentiel dans l’établissement de programmes d’enseignement coopératif de qualité. Le travail vous donne l’occasion de faire un bilan de votre expérience auprès de l’employeur coop et d’évaluer le lien entre votre expérience et votre apprentissage. Idéalement, le rapport facilite l’intégration et la mise en pratique des connaissances.

Notation

Les coordonnateurs scolaires coop sont des professeurs de votre discipline qui notent les rapports de stage. Une liste des coordonnateurs est accessible en ligne sur votre page de programme. Pour l’instant, ce sont les membres du Comité des études supérieures qui évalueront vos deux rapports.

Le travail est noté comme étant une Réussite ou un Échec (note officielle), et une note sous forme de lettre y est associée, vous fournissant une rétroaction sur la qualité de votre rapport. Veuillez consulter l’annexe A pour obtenir les lignes directrices générales, et l’annexe B pour le formulaire d’évaluation du rapport.

Si votre rapport est jugé insatisfaisant (Échec), il se peut qu’on vous donne une autre chance de soumettre une version révisée à l’intérieur d’un certain délai. Veuillez prendre note qu’un échec a une incidence sur votre moyenne pondérée cumulative et entraîne votre retrait du régime coopératif.

Date limite pour la remise du rapport 

Le rapport de stage doit être remis au Bureau des programmes d’enseignement coopératif avant le deuxième vendredi de la session suivante. Assurez-vous de consulter la section « Prochaines dates importantes » sur le site Web du régime coop pour obtenir la date exacte de remise.

Fréquence

Tous les étudiants du régime d’enseignement coopératif doivent remettre un rapport pour chaque stage de quatre mois. Ainsi vous aurez deux rapports à remettre (un à la fin du premier stage et un autre à la fin du deuxième).

Récupérer votre rapport

Une fois votre rapport noté (la notation peut prendre jusqu’à six semaines à partir de la date de remise), on vous informera par courriel de la date et de l’heure auxquelles vous pourrez venir récupérer votre rapport auprès de votre coordonnateur scolaire coop. Vous recevrez votre note officielle seulement après avoir récupéré votre rapport. Le fait d’omettre de récupérer votre rapport entraîne un échec pour le stage.

Langue

Comme pour tout autre cours de l’Université d’Ottawa, vous pouvez rédiger la lettre explicative et le rapport de stage soit en français, soit en anglais. Toutefois, pour un rapport confidentiel de type 2, c’est l’employeur qui choisit la langue.

Aide à la rédaction

Nous vous recommandons de faire réviser votre rapport de stage par un employé du Centre d’aide à la rédaction des travaux universitaires (CARTU), votre employeur, un professeur, un ami ou un membre de votre famille.

Centre d’aide à la rédaction des travaux universitaires (CARTU)

Présentation orale

Vous allez devoir participer, au début du mois de février, soit après avoir complété vos deux stages, à un symposium au cours duquel vous serez invité à présenter votre expérience. Tous les étudiants ayant alors complété leurs deux stages participeront à cet événement, co-organisé par le Département de communication et l’Association des étudiant(e)s gradué(e)s en communication. Vous aurez environ 10 minutes pour votre présentation. Le Directeur des études supérieures en communication communiquera avec vous avant la fin de votre deuxième stage pour vous parler du symposium et vous présenter les prochaines étapes.

Éléments

Le rapport de stage comporte quatre éléments qui doivent être remis ensemble : (1) lettre explicative, (2) évaluation par l’employeur, (3) évaluation par l’étudiant et (4) rapport de stage.

1. Lettre explicative

L’objectif de la lettre explicative est de fournir aux lecteurs un bref aperçu des renseignements clés. Cette lettre doit être tapée à la machine, à simple interligne, en respectant un style administratif convenable. Elle doit être adressée à votre coordonnateur scolaire coop, mais ne doit pas être attachée à votre rapport de stage (c.-à-d. ne doit pas être agrafée).

La lettre doit comprendre les renseignements suivants, dans cet ordre : 

1. Votre adresse complète;
2. Date;
3. Coordonnées complètes du coordonnateur scolaire coop;
4. Objet comprenant le numéro du cours;
5. 1 er paragraphe :

  • La session universitaire terminée avant le stage (p. ex., 1A, 1B, 1C);
  • Le stage terminé (premier, deuxième, etc.);
  • Le titre du rapport de stage;
  • Le type de rapport (type 1 ou type 2);
  • Remerciements et déclaration attestant que vous êtes l’auteur du rapport;

6. 2 e paragraphe :

  • Nom de l’employeur et nom du superviseur;
  • Titre du poste occupé et bref aperçu de vos fonctions et responsabilités;

7. 3  e paragraphe :

  • Évaluation globale du stage;
  • Aptitudes acquises au cours du stage (Évitez les énoncés vagues du genre « J’ai acquis des compétences en génie et en travail de laboratoire. » Vous devez énumérer en détail les compétences acquises.);

8. Votre signature;
9. Votre nom et numéro d’étudiant. Vous pouvez également utiliser la lettre pour communiquer tout renseignement additionnel concernant le stage ou le rapport.

2. Évaluation par l’employeur

Votre employeur vous évalue à la fin du stage. Nous vous recommandons de planifier une rencontre avec votre employeur afin de discuter de cette évaluation. Vous devez faire imprimer l’évaluation complète depuis le Navigateur COOP et la remettre comme partie intégrante de votre travail.

3. Évaluation de mi session

Vous devez faire imprimer l’évaluation complète depuis le Navigateur COOP et la remettre comme partie intégrante de votre travail.

4. Évaluation du stage par l’étudiant

À la fin du stage, vous évaluerez celui-ci ainsi que le régime coop. Vous devez faire imprimer l’évaluation complète depuis le Navigateur COOP et la remettre comme partie intégrante de votre travail.

5. Rapport de stage

Avec l’aide de votre coordonnateur scolaire coop, vous devez choisir l’un des types de rapport suivants. Si votre employeur vous demande de produire un rapport confidentiel de type 2 :

  • Votre employeur doit en faire part au coordonnateur de programmes coop au moment de la visite sur les lieux.
  • Votre employeur doit en outre en faire part par écrit (courriel) au coordonnateur scolaire coop.
  • À son tour, le coordonnateur scolaire coop vous avisera par courriel si vous avez la permission de produire un rapport confidentiel.

Type de rapport Aperçu
TYPE 1
Rapport non
confidentiel
L’étudiant doit faire preuve d’un esprit critique vis-à-vis du stage et du programme d’études.
Pour ce type de rapport, l’étudiant doit résumer son projet de stage. Si l’étudiant
entreprend plus d’un projet, il peut choisir d’en décrire un ou deux en détail.
Consultez l’annexe A pour obtenir les lignes directrices détaillées. Consultez
l’annexe B pour obtenir le formulaire d’évaluation.
TYPE 2
Rapport
confidentiel
Nous vous recommandons de choisir des thèmes qui ne comportent pas
d’information confidentielle. Si cela vous est impossible, vous devez en informer
votre coordonnateur scolaire coop au moins six semaines avant la date limite de
remise du rapport afin d’obtenir sa permission. De plus, votre employeur doit
signaler au coordonnateur de programmes coop effectuant la visite sur les lieux
qu’un rapport confidentiel s’impose.
Si votre rapport est confidentiel, votre employeur doit l’évaluer et faire parvenir
un formulaire d’évaluation signé avant la date limite de remise du rapport de stage.
Remarque : Il est recommandé que l’employeur évalue le rapport de stage en
suivant les mêmes lignes directrices et en remplissant le formulaire d’évaluation
compris dans le présent document.
Consultez l’annexe A pour obtenir les lignes directrices détaillées. Consultez
l’annexe B pour obtenir le formulaire d’évaluation.

Échéancier

La rédaction et la remise du rapport de stage se font plus facilement si le travail est réparti sur plusieurs mois.

1. Au tout début du stage : Établissez des objectifs de rendement et d’apprentissage avec votre superviseur et consignez-les dans le Navigateur COOP. Développez des réflexions sur votre expérience et consignez-les dans le Navigateur COOP. Vos objectifs et vos réflexions constituent des éléments que vous pouvez inclure dans votre rapport de stage.

2. Au milieu du stage : Rencontrez votre coordonnateur de programmes coop lors de sa visite sur les lieux. Discutez de vos objectifs de rendement et d’apprentissage, de vos réflexions et du type de rapport que vous allez rédiger.

3. Au milieu du stage : Rencontrez votre superviseur pour discuter du rapport de stage. Si votre employeur exige que vous produisiez un rapport confidentiel de type 2, vous DEVEZ obtenir la permission de votre coordonnateur scolaire coop au préalable.

4. Au cours du dernier mois de stage : Assistez à l’évaluation finale avec votre superviseur. Remplissez le formulaire d’évaluation de votre stage. Ces évaluations font partie intégrante du rapport de stage que vous devez remettre. Vous devez remettre votre rapport de stage à votre employeur une semaine avant la fin de votre stage pour qu’il puisse l’approuver.

5. Le deuxième vendredi de la session suivante : Remplissez le formulaire d’évaluation du stage par l’étudiant dans le Navigateur COOP. Remettez les quatre éléments du rapport de stage : (1) lettre explicative, (2) évaluation par l’employeur, (3) évaluation par l’étudiant et (4) rapport de stage.

Évaluation

Le rapport de stage est évalué en fonction de cinq critères. Des recommandations vous sont fournies au  sujet de chaque critère (décrits ci-dessous) afin de vous aider à produire des résultats de grande qualité. Chaque critère est compris dans le formulaire d’évaluation du rapport de stage, lequel est utilisé par votre coordonnateur scolaire coop pour évaluer votre travail (annexe B). Nous vous recommandons d’utiliser le formulaire comme outil d’autoévaluation durant votre processus de rédaction.

Critères

Rigueur : Le rapport doit respecter les lignes directrices, l’échéancier, les critères et les directives de présentation du Département.

  • Conformez-vous au style de rapport de stage et aux lignes directrices (annexe A), ainsi qu’au formulaire d’évaluation (annexe B).
  • Votre rapport sera évalué en fonction de sa présentation, sa structure et sa qualité stylistique.
  • Autoévaluez-vous en vous demandant : « Mon travail respecte-t-il les directives? »
  • Évitez d’être à la dernière minute.

Précision : Les renvois à des concepts, à des termes et à des principes dans le rapport doivent être précis.

  • Utilisez des éléments tirés de votre stage et de votre domaine d’études comme ressources.
  • Ajoutez un glossaire si votre texte comprend de nombreux termes techniques.
  • Utilisez des figures, des graphiques ou des tableaux par souci de clarification et de concision.
  • Mettez en annexe les éléments tels que les tableaux volumineux et les codes machine.
  • Autoévaluez-vous en vous demandant : « Mon rapport semble-t-il méticuleux? »
  • Évitez d’utiliser Wikipédia comme source principale.

Profondeur : Le travail est appuyé par une analyse et des renvois à des ouvrages savants.

  • Utilisez ce critère pour illustrer la qualité de votre rapport (démontrez la portée et la profondeur de votre compréhension des concepts discutés, et illustrez à quel point vous comprenez l’importance du travail dans le contexte qu’évolue votre employeur).
  • Renvoyez aux méthodes, principes et théories de votre cours, expliquez comment vous les avez appliqués et citez des ouvrages savants en référence.
  • Servez-vous des lectures comprises dans votre programme d’études comme matériel.
  • Décrivez votre domaine d’études de façon à ce que le lecteur saisisse votre contexte d’apprentissage.
  • Utilisez vos réflexions sur le stage comme matériel.
  • Autoévaluez-vous en vous demandant : « Ce travail me permet-il de comprendre le stage plus en profondeur? »
  • Évitez de parler des résultats d’apprentissage élémentaire, comme l’apprentissage de l’utilisation de Microsoft Outlook.

Cohérence : Le rapport est très bien structuré.

  • Conformez-vous aux lignes directrices du rapport (annexe A) et au formulaire d’évaluation (annexe B).
  • Établissez des liens entre les éléments dans l’ensemble du rapport, aussi bien structurellement que conceptuellement.
  • Présentez vos idées de façon claire afin que le lecteur les comprenne facilement.
  • Organisez vos idées de façon à susciter l’intérêt du lecteur.
  • Autoévaluez-vous en vous demandant : « Ce travail est-il à la fois bien structuré et intéressant? »
  • Évitez d’être à la dernière minute.

Pertinence : Le contenu du rapport doit être pertinent par rapport au stage.

  • Servez-vous de la description de votre poste, de vos objectifs, de vos réflexions et de vos travaux écrits ainsi que du site Web de l’entreprise comme ressources.
  • Décrivez votre milieu de travail de façon à ce que le lecteur comprenne le contexte de votre stage.
  • Décrivez les principales tâches que vous avez accomplies. Si le travail était axé sur les projets, donnez une description détaillée de l’un de vos projets et décrivez brièvement un certain nombre d’autres projets.
  • Autoévaluez-vous en vous demandant : « Ce rapport fournit-il un bon aperçu de mon expérience de stage? »
  • Évitez d’énumérer vos activités quotidiennes.

Annexe A : Lignes directrices

Structure générale d’un rapport de stage

Tous les rapports de stage doivent être reliés (par exemple, par une reliure spirale).

Tous les rapports de stage doivent être conformes à la structure générale suivante :

  • Page de titre
  • Résumé et mots clés
  • Table des matières
  • Liste des figures
  • Liste des tableaux
  • Corps du rapport de stage (introduction, résultats et discussion, conclusion)
  • Bibliographie
  • Annexes.

Lignes directrices précises

Page de titre

Indiquez le titre du rapport de stage, votre nom, votre numéro d’étudiant, le code de votre cours et la date limite pour la remise du rapport. Ne mettez aucun élément de la page de titre en gras ou en italique.

Résumé

Résumez le rapport de stage en 100 à 200 mots (une page maximum). Le résumé doit être explicite et fournir au lecteur un sommaire du contenu du rapport de stage.

Mots clés

Ajoutez de trois à cinq mots clés au bas de la page du résumé, en les séparant par des virgules, pouvant être utilisés pour faire un index du rapport.

Introduction

Présentez le contexte complet des projets que vous avez réalisés, y compris leur nature et leurs objectifs. Présentez vos tâches en général et résumez les travaux que vous avez entrepris, mais allez-y plus en détails pour les travaux que vous décrivez dans le corps du rapport. Notez que l’introduction diffère du résumé.

Corps du rapport

Expliquez en détail les projets entrepris ainsi que les approches employées pour atteindre les objectifs visés; présentez aussi les résultats obtenus. Fournissez suffisamment de renseignements pour que votre coordonnateur scolaire coop, qui ne connaît pas nécessairement le sujet du rapport, puisse facilement comprendre le contexte. Vous devez fournir dans le texte même les sources pour les figures et tableaux que vous présentez dans le corps du rapport. Si ces éléments sont tirés d’un autre document, il faut inclure la source dans le titre de la figure ou du tableau.

Le corps du rapport de stage doit être conforme aux lignes directrices ci-dessous.

  • Longueur: Le rapport de stage devrait compter de 15 à 20 pages. Ce nombre ne comprend pas le résumé, la bibliographie et les annexes. 
  • Format
    • Texte à double interligne
    • Police ordinaire de taille 12 (p. ex., Times, Times Roman)
    • Marges d’un pouce (c.-à-d. haut, bas, gauche, droite)
    • Italique au besoin, mais pas de soulignement
    • Numéro de page dans le coin inférieur droit de l’en-tête
    • En-têtes de section, s’il y a lieu
    • Tableaux et figures numérotés séquentiellement (p. ex., Tableau 1, Tableau 2 et Figure 1, Figure 2) et accompagnés d’un titre descriptif (le titre d’une figure doit apparaître au bas de celle-ci, et le titre d’un tableau doit apparaître au haut de celui-ci)

Style du rapport de stage : Tous les rapports de stage doivent être rédigés en utilisant de façon appropriée la ponctuation, l’orthographe, la majuscule, l’italique, les abréviations, les en-têtes, les citations, les chiffres, les tableaux et les figures. En outre, votre discours doit demeurer objectif.

Notes de bas de page et notes en fin de texte : N’utilisez pas de notes en bas de page ou en fin de texte. Les renseignements pertinents qui sont habituellement insérés sous forme de note de bas de page ou de note en fin de texte doivent être placés dans le corps du texte. 

Bibliographie : Assurez-vous d’inclure un renvoi dans le corps du texte pour chaque référence bibliographique.

Utilisez le modèle APA pour les références

Ressources additionnelles pour la rédaction

GIBALDI, Joseph. MLA Handbook for Writers of Research Papers, New York, Modern Language Association of America, 1999.

TURABIAN, Kate L. Manual for Writers of Term Papers, Theses and Dissertation, 6e éd., Chicago, University of Chicago Press, 1996.

Vous trouverez au quatrième étage de la bibliothèque Morisset de nombreux ouvrages portant sur la rédaction de rapports administratifs (cotes commençant par HF 57) et, au sixième étage, des ouvrages portant sur la rédaction technique (cotes commençant par T11).

Annexe B : Formulaire d’évaluation du rapport de stage

Nom de l’étudiant
Cote du cours
Session (p. ex., hiver 2014)
Stage (premier, deuxième, troisième, quatrième, cinquième)
Type de rapport (type 1 non confidentiel, confidentiel type 2)
Employeur coop
Évaluation du stage par l’employeur :—Exceptionnel—Excellent—Très bon—Bon—Passable—À améliorer
Nom de l’évaluateurDate
Évaluation officielle du rapport de stage—Note alphaNote alpha : O-F Réussite—Échec
Signature du coordonnateur départemental

Remarque : Si le rapport est jugé un « Échec », le coordonnateur scolaire coop doit communiquer avec l’étudiant et le Bureau coop pour discuter de l’évaluation et déterminer si l’étudiant peut soumettre un nouveau rapport.

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